Zasedání vlastníků jednotek je za splnění určitých podmínek schopno rozhodovat mimo shromáždění, takzvaně per rollam. Ve světle událostí pandemie nemoci Covid-19 se tato forma rozhodování stala prominentnější než kdy dříve. Tento článek funguje jako určitý průvodce procesem hlasování per rollam.

Právní úpravu rozhodování vlastníků jednotek mimo zasedání shromáždění (rozhodování per rollam) nalezneme v ust. § 1211 až § 1214 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „OZ“).

Mohlo by vás také zajímat: Koupě nemovitosti krok za krokem.

Rozhodování mimo zasedání po svolání neusnášeníschopného shromáždění

První možnost, kdy vlastníci jednotek mohou rozhodovat mimo zasedání, nastává po svolání shromáždění, které nebylo způsobilé usnášet se. Shromáždění tvoří všichni vlastníci jednotek, přičemž každý z nich má počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech. Shromáždění je způsobilé usnášet se za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají většinu všech hlasů. Není-li přítomen dostatečný počet vlastníků s vyžadovaným počtem hlasů, shromáždění není způsobilé se usnášet. V takovém případě, může ten, kdo je oprávněn shromáždění svolat (obvykle výbor), navrhnout v písemné formě, aby vlastníci jednotek rozhodli o týchž záležitostech mimo zasedání. Rozhodovat mimo zasedání lze v tomto případě pouze o těch záležitostech, které byly na programu neusnášeníschopného shromáždění.

Rozhodování mimo zasedání na základě stanov

Bez předchozího svolání neusnášeníschopného shromáždění lze rozhodovat mimo zasedání pouze pokud to připouští stanovy. Stanovy by v takovém případě měly určit o jakých otázkách je možné rozhodovat mimo shromáždění přímo, tedy bez podmínky předchozího svolání neusnášeníschopného shromáždění.[1]

Náležitosti návrhu na rozhodnutí mimo zasedání

Podle OZ musí návrh na rozhodnutí mimo zasedání obsahovat alespoň návrh rozhodnutí, podklady potřebné pro jeho posouzení nebo údaj, kde jsou uveřejněny, a údaj o lhůtě, ve které se má vlastník jednotky vyjádřit.

Na rozdíl od programu obsaženém v pozvánce na shromáždění, kde postačuje stručné vyjádření konkrétního problému, by měl návrh rozhodnutí obsahovat konkrétně formulovanou otázku tak, aby vlastníci jednotek mohli jednoznačným způsobem formulovat svůj souhlas či nesouhlas. Totéž platí i pro rozhodování mimo zasedání připuštěné stanovami.[2]

V případech, kdy zákon nebo stanovy vyžadují, aby přijetí rozhodnutí shromáždění bylo osvědčeno veřejnou listinou, musí mít návrh rozhodnutí formu veřejné listiny. V takovém případě se vlastníkům jednotek zasílá jeho kopie a přijetí rozhodnutí se osvědčuje veřejnou listinou.

Lhůta pro vyjádření vlastníka jednotky činí patnáct dní, neurčí-li stanovy lhůtu delší, přičemž není vyloučeno, aby stanovy určily pro různé oblasti rozhodování různě dlouhé lhůty. Vyjádření vlastníka jednotky na předloženém návrhu rozhodnutí musí být ve výše uvedené lhůtě doručeno oprávněné osobě. Jeho nedoručení je nutné vykládat jako nesouhlas s návrhem rozhodnutí.[3]

V návrhu na rozhodnutí mimo zasedání nesmí chybět podklady potřebné pro jeho posouzení, případně údaj, kde jsou uveřejněny, přičemž podklady musí být uvedeným způsobem zpřístupněny všem vlastníkům jednotek. Nemožnost vlastníků jednotek seznámit se s podklady by mohla být považována za důvod neplatnosti rozhodování mimo zasedání.[4]

Doručení návrhu na rozhodnutí mimo zasedání

Návrh na rozhodnutí mimo zasedání musí být doručen všem vlastníkům jednotek.[5] Doručení by mělo být možné také doložit. Proto je třeba návrh na rozhodnutí doručit poštou, a to doporučeně s dodejkou či alespoň doporučeně, datovou schránkou, případně osobním předáním návrhu na rozhodnutí mimo zasedání proti podpisu vlastníka jednotky. K problematice zaslání návrhu emailem viz níže. Nedoporučujeme doručovat návrh na rozhodnutí pouhým vhozením do schránek vlastníků jednotek. I když se takové řešení může jevit jako nejsnazší a nejhospodárnější, nese v sobě jeden zásadní problém, kterým je právě komplikovanost prokázání takového doručení, přičemž nesplnění podmínky doručení návrhu na rozhodnutí všem vlastníkům jednotek by pak mohlo zakládat důvod neplatnosti celého rozhodování mimo zasedání.

Doručování návrhu na rozhodnutí prostřednictvím emailu v sobě nese vícero úskalí. Nejprve je třeba prokazatelně určit osoby, které prostřednictvím konkrétních emailových adres jednají. Je tedy nezbytné mít od vlastníků jednotek potvrzené jejich emailové adresy. Za tímto účelem doporučujeme vytvořit seznam vlastníků jednotek, ve kterém bude uvedena emailová adresa navrhovatele (obvykle výbor) a dále emailové adresy vlastníků jednotek. Jednotlivý vlastníci jednotek by poté měli podpisem tohoto seznamu potvrdit přiřazení určité emailové adresy ke svému jménu a současně vzít na vědomí, že návrh na rozhodnutí mimo zasedání jim může být zaslán z uvedené emailové adresy patřící navrhovateli.

Návrh na rozhodnutí mimo zasedání by pak měl být odeslán na emailové adresy přiřazené k jednotlivým vlastníkům jednotek, a to z emailové adresy navrhovatele, jejíž znalost potvrdili vlastníci jednotek. Email by měl být samozřejmě podepsán, aby bylo potvrzené, kdo prostřednictvím emailové adresy jedná.

Druhým problémem emailové korespondence je prokázání samotného doručení emailu jeho adresátům a určení data takového doručení. Prokázání výše uvedeného je v praktické rovině velice komplikované, ne-li nemožné. Z judikatury vyplývá, že za den doručení emailu nelze bez dalšího považovat den jeho odeslání. Pro opatření důkazu o doručení emailu tedy doporučujeme požádat adresáty o emailovou odpověď, ve které potvrdí doručení návrhu na rozhodnutí. K tomu je na místě dát adresátům určitou lhůtu (např. 7 dní). Pokud adresáti v potvrzení o doručení neuvedou datum, kdy jim byl návrh na rozhodnutí doručen, je třeba za den jeho doručení považovat den odeslání jejich zprávy potvrzující doručení. Pokud někteří z vlastníků jednotek ve lhůtě odpověď s potvrzením o doručení neodešlou, případně ani nezareagují na opakovanou žádost o potvrzení doručení, nezbývá než jim návrh doručit jiným prokazatelným způsobem (např. doporučeně poštou či osobně proti podpisu).

Jako důkaz o doručení návrhu na rozhodnutí mimo zasedání je třeba si v případě jeho zaslání poštou uschovat podací lístky, případně dodejky, a v případě zasílání návrhu emailem je potřeba si uschovat odeslaný průvodní email se všemi jeho přílohami (tj. především s návrhem na rozhodnutí a potřebnými podklady) a emailovými adresami všech jeho adresátů a dále všechny přijaté odpovědi potvrzující přijetí návrhu na rozhodnutí.

Vyjádření vlastníků jednotek

K platnosti hlasování se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Podpis vlastníka jednotky musí být na vyjádření ověřen jen vyžaduje-li zákon nebo stanovy, aby přijetí rozhodnutí shromáždění bylo osvědčeno veřejnou listinou.

Vyjádření vlastníků jednotek musí být jednoznačné tzn. souhlas či nesouhlas, přičemž jakákoli výhrada, podmínka či doplnění ve vyjádření bude považováno za vyjádření nesouhlasu.[6]

V případě zaslání návrhu na rozhodnutí elektronicky by návrh rozhodnutí měl být vlastníky jednotek vytištěn a se všemi výše uvedenými náležitostmi vlastní rukou podepsán a ve lhůtě doručen zpět oprávněné osobě (např. poštou či vhozením do schránky výboru).

Problematika elektronického podpisu je ale mírně složitější. Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce rozpoznává tři druhy elektronických podpisů, přičemž ne všechny je možné použít při hlasování per rollam. Jedná se o kvalifikovaný elektronický podpis, zaručený elektronický podpis a elektronický podpis.

První zmiňovaný je nejvyšší formou elektronického podpisu, je totiž vytvořen na kvalifikovaném certifikátu kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů. Podle nařízení Evropské unie má tento podpis shodné účinky jako podpis vlastnoruční. Povinnost tento podpis užívat při právním jednání dopadá pouze na subjekty podle § 5 zákona.

Druhý – zaručený elektronický podpis – by měl být užit v okamžiku, kdy osoba jedná ve vztahu k osobě uvedené v § 5 zákona. Jedná se o podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis, není ale rovnocenný podpisu vlastnoručnímu.

Posledním typem podpisu je elektronický podpis či prostý elektronický podpis, tedy data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání. Může se tak jednat třeba i o podpis v e-mailu, pokud naplňuje náležitosti podpisové části listinných smluv – u fyzických osob by měl obsahovat jméno a příjmení, za osobu právnickou pak také označení pozice, ze které jedná.

Co se rozhodování SVJ mimo zasedání týče, zákon hovoří jasně. Ust. § 1212 NOZ stanovuje, že k platnosti hlasování se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině, obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Zákon nevyžaduje ověřený podpis, ale listina musí být podepsána vlastnoručně. Jak je již zmíněno výše, elektronickou alternativou je tak pouze kvalifikovaný elektronický podpis, který má tytéž účinky jako vlastnoruční podpis. Další možností je zaslání dokumentu datovou schránkou, neboť úkon učinění prostřednictvím datové schránky osobou, pro niž byla datová schránka zřízena, má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný.[7]

Je třeba upozornit na to, že lhůta pro vyjádření začíná jednotlivým vlastníkům jednotek běžet ode dne následujícího po dni, kdy jim byl doručen návrh na rozhodnutí. Tato lhůta tedy může běžet u každého vlastníka od jiného dne.

Samotné hlasování je právem vlastníka jednotky a nikoli jeho povinností. Pokud se vlastník jednotky v určené lhůtě předepsaným způsobem nevyjádří, je to třeba považovat za vyjádření nesouhlasu s návrhem rozhodnutí.

Výsledek hlasování a jeho oznámení

Podle § 1214 OZ se většina počítá z celkového počtu hlasů všech vlastníků jednotek, ledaže zákon stanoví, že se počítá z celkového počtu vlastníků jednotek (v těchto případech má vyjádření každého vlastníka stejnou váhu a nehledí se tak na počet hlasů jednotlivých vlastníků, který odpovídá velikosti podílu na společných částech).

Zákon ohledně nabytí účinků přijatého usnesení mlčí. Domníváme se tak, že přijaté usnesení nabývá účinku okamžikem jeho přijetí, tedy ukončením hlasování, které připadá na den uplynutí lhůty určené k hlasování, případně vyjádřením posledního vlastníka jednotky, pokud se vyjádří přede dnem uplynutí lhůty k hlasování.

Statutární orgán oznámí vlastníkům jednotek v písemné formě výsledek hlasování. Pokud usnesení bylo přijato, oznámí jim i celý obsah přijatého usnesení. Pokud tak neučiní bez zbytečného odkladu, může takové oznámení učinit na náklady SVJ ten, kdo usnesení navrhl. Lhůta ke zveřejnění výsledku hlasování je tedy stanovena neurčitě (bez zbytečného odkladu). Lze tak doporučit, aby SVJ do svých stanov zakotvilo povinnost statutárního orgánu zveřejnit výsledek hlasování včetně případně přijatého usnesení, a to v konkrétně dané pořádkové lhůtě, např. bez zbytečného odkladu nejpozději do 10 dnů od ukončení hlasování. Taková úprava lhůty ve stanovách je důležitá mimo jiné také z hlediska práva přehlasovaného vlastníka jednotky napadnout přijaté rozhodnutí u soudu. Takový návrh je přehlasovaný vlastník jednotky podle § 1209 OZ oprávněn podat soudu do tří měsíců ode dne, kdy se o rozhodnutí dozvěděl nebo dozvědět mohl.

Zákon stanoví pouze písemnou formu oznámení výsledku hlasování a dále nespecifikuje, jak konkrétně má být výsledek oznámen, což ovšem nevylučuje, aby si SVJ konkrétní způsob oznamování výsledků hlasování upravilo ve svých stanovách. V praxi je výsledek hlasování často vyvěšen na přístupném místě v domě, případně se doručuje osobně, poštou či elektronicky jednotlivým vlastníkům jednotek. Oznámení výsledku hlasovaní by mělo obsahovat úplný text rozhodnutí, který by se měl shodovat s textem jeho návrhu, o kterém bylo hlasováno. Měl by být uveden i konkrétního výsledek hlasování (počet hlasů pro a proti).[8]

Protiepidemiologická opatření a rozhodování mimo zasedání

Ustanovení § 18 až § 22 zák. č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru(dále jen „lex covid“), přinášejí modifikaci rozhodování mimo zasedání v době trvání protiepidemiologických opatření.

Po dobu trvání mimořádného opatření při epidemii, v jehož důsledku je znemožněno nebo podstatně znesnadněno konání zasedání orgánu právnické osoby, může tento orgán rozhodovat mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. Z výše uvedeného vyplývá, že i shromáždění SVJ může v současnosti rozhodovat mimo zasedání bez podmínky svolání neusnášeníschopného shromáždění, a to i pokud to stanovy nepřipouští.

Této výjimky je prozatím možné využít do 30. 6. 2021 a to bez ohledu na trvání mimořádného opatření při epidemii. Pokud by však rozhodování mimo zasedání bylo zahájeno přede dnem skončení mimořádného opatření při epidemii, dokončí se podle lex covid.

Lex covid dále prodlužuje funkční období člena voleného orgánu právnické osoby, kterým se rozumí osoba, která je do funkce volena, jmenována či jinak povolána. Funkčního období v takovém případě neskončí do uplynutí doby 3 měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření při epidemii, a to i tehdy, uplyne-li funkční období v době 1 měsíce ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření při epidemii. V takovém případě tedy nemusí být vůbec nutné hlasování mimo zasedání zahajovat, není to však zakázáno. Funkční období člena voleného orgánu se ale neprodlužuje, pokud takový člen před uplynutím jeho funkčního období doručí SVJ svůj nesouhlas s prodloužením.

Rovněž pokud neklesne počet členů voleného orgánu SVJ pod polovinu, může tento orgán podle lex covid také jmenovat své náhradní členy, a to až do příštího zasedání orgánu, který je oprávněný takové členy zvolit nebo jmenovat. Uvedené platí i pokud to stanovy nepřipouští. Neurčují-li stanovy jinak je třeba k přijetí takového rozhodnutí souhlasu všech stávajících členů orgánu.

—

Potřebujete pomoci při správě nemovitosti a při jednání s jednotlivými členy SVJ nebo družstva? Obraťte se na naši advokátní kancelář, která má v oblasti SVJ dlouholeté zkušenosti.

Orientační ceník služeb v oblasti práva SVJ.

Mohlo by Vás také zajímat: Koupě nemovitosti krok za krokem.

[1] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 259

[2] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 260

[3] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 260

[4] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 260

[5] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 258

[6] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 261

[7] Ust. § 8 odst. 1 až 3 ve spoj. s ust. § 18 odst. 2 zák. č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

[8] Novotný, M., Horák, T., Holejšovský, J., Oehm, J.: Bytové spoluvlastnictví a bytová družstva. Komentář. 1. vydání. Praha: C. H. Beck, 2016. s. 413 – str. 262